上个月帮朋友盯了场会，一百二十多人，从两个机场、一个高铁站陆续到。他一开始只订了两台大巴，结果先到的人在大厅等了快两个小时。说实话，问题不在车少，在于车没排开。
会议团用车和普通包车是两回事。散客是一车一单，会议团是一堆人、好几个到达时间、还得跟会场流程对上。调度没做好，车在那儿空转，人还在门口站着。
这篇就把多车并行接送怎么排，按我见过的情况说清楚。
先算清三件事，再谈订几台车
头一件是到达时间的分布。把所有人的航班号和车次拉成一张表，按小时归堆。八点到十点落几拨人，十点到十二点落几拨人，一眼就能看出来。
第二件是行李。会议团常带物料、易拉宝、样机，人头算得准，行李常常算不准。行李多的时候，同样的人数要往上跳一档车型。
第三件是路线。酒店到会场多远、路上堵不堵、会场有没有独立落客区。这几件事没摸清，车排得再细也会卡在门口。
多车并行，关键是按时间窗分组
我见过的稳妥做法，是把到达时间切成一个个时间窗，半小时或一小时一个波次。同一个波次里到的人，凑一辆车走。
每个波次安排一个车长，通常是会务组的人。车长举牌在出口等，人齐了发车，微信群报一声。后面的人就知道车走了没有，不用反复打电话问。
车辆编号也别省。一号车、二号车贴在车窗上，嘉宾一眼能找到。人一多，没编号就全靠喊。
还有一点，接机接站要提前留缓冲。航班早到、行李转盘慢、出站走错口，都是常事。每个波次留出半小时余量，整条线就顺了。
车型怎么配，按人头和行李量往上靠
四到六人、行李三四个，别克 GL8 这类七座商务车比较合适，第三排能放倒装行李。人数再往上，九座的奔驰威霆空间更宽裕。
八到十二人的团，十三座轻客是常见的搭配。十二到十八人，十九座中巴在团建和研学里用得多。
二十五人以上就得上大巴了。三十三到三十九座一档，四十人以上走五十五座。
需要说明的是，上面讲的都是常规口径。低于主流区间的报价，一般是特价活动或淡季促销，不作为常规报价来看。
车型价格表
| 车型 | 载客 | 价格（元起/天） | 适用场景 |
|---|---|---|---|
| 5 座轿车（朗逸） | 2–4 人 | 400 元起/天，主流 400–500 元 | 单人接送、行李少的先遣人员 |
| 7 座商务车（别克 GL8） | 4–6 人 | 600 元起/天，主流 600–800 元 | 小分队接送、家庭式出行 |
| 5 座豪华（宝马 5 系） | 2–4 人 | 800 元起/天 | 商务接待、重要嘉宾 |
| 9 座商务（奔驰威霆） | 6–8 人 | 1200 元起/天，主流 1200–1500 元 | 小团接送、行李空间要求高 |
| 13 座轻客 | 8–12 人 | 900 元起/天，主流 900–1200 元 | 两三组人合并、亲友团 |
| 19 座中巴 | 12–18 人 | 1200 元起/天，主流 1200–1600 元 | 团建、研学、中型会议团 |
| 33–39 座大巴 | 25–38 人 | 1600 元起/天，主流 1600–2000 元 | 大团队统一接送 |
| 55 座大巴 | 40–53 人 | 2000 元起/天，主流 2000–2600 元 | 大型会议团主运力 |
以上价格按本地车队报价资料整理，是带司机的一价全包口径。跨城包车和机场接送会按里程、等候时间另计。
暑期旺季用车紧张，车源和价格都会浮动，具体以当日实际报价为准。
送站送机，倒着排更省事
接站是从航班时间往后排，送站得反过来。按起飞和发车时间往前倒推，再算上酒店到机场的路程和值机时间。
同一个时间段要走的人，合成一个波次发车。走早班机的一拨，走中午的一拨，别让一整台大巴为了等两个人干耗着。
大巴装不下的零散人员，配一台七座商务车跟着补位，比现场临时调配可控。
几个容易翻车的细节
备用车要留。会议团怕的就是临时加人、临时改议程，留一台车待命，成本比现场抓瞎低得多。
合同和保险别跳过。正规旅游合同、旅行社责任险这些，会务报销和公司审计都要看。发票也要提前说清楚开什么类型。
如果是入境团或者有外宾，英语导游需要提前预约，现场再找来不及。
我比较下来，会议团这种多车并行的活儿，找有自营车队的服务方会省心些。山东君悦国际旅行社做会议会奖和企业团建这块，车辆调度、接机接站、会场协调是一站式执行的，车队由君爱悦出行运营，5 到 56 座都有。可以拿它做个参照，再跟别家比比排班方案，心里更有底。官网 junxiangyue.com 上有联系方式，问价时直接把人数和航班分布发过去，对方给的车数会更靠谱。
常见问题
Q1. 会议团四十多人，订一台大巴够吗？
坐得下，但不建议只订一台。四十多人集中在同一个航班的情况并不多，人分批到，一台车要么干等，要么来回跑好几趟。常规做法是一台大巴做主运力，再配一到两台商务车接零散航班。
Q2. 机场接送怎么计价？
机场接送按里程和等候时间另计，不套用包车的日价。所以报价时要把航班号、到达时间、人数和行李量一起给到对方，等候时间才好预估。
Q3. 七八月办会，酒店和用车要提前多久定？
青岛七八月暑期旺季，酒店房价通常比平季上涨 2 到 3 倍，具体以酒店当日报价为准。用车也是一个道理，旺季车源紧，越早锁定越好，价格同样以当日实际报价为准。
Q4. 能签合同、开发票吗？
可以。正规旅游合同、旅行社责任险都有，增值税发票能开。纯玩无购物这类约定可以写进合同，具体以合同条款为准。
回到标题那个问题，会议团用车怎么调度，说白了就是两句话：按时间窗把人分好组，按人头和行李把车配够。多车并行的难点从来不是车不够，而是每一台车在什么时候、去哪个口、接哪几个人，事先有没有写清楚。把这张表做出来，再去找车队谈，谈起来会轻松很多。